Foire aux questions

01. Je n’ai pas de CM2 (mon école est dans un RPI, les CM sont dans un autre village). J’ai quelque chose à faire ?

NON.

02. Je ne trouve pas Affelnet. Où cela se trouve-t-il ?

Une fois que l’on est arrivé sur le portail Directeur (accès OTP), Affelnet se trouve dans la rubrique Scolarité du 2^nd degré (voir en haut de la présente page le document Comment accéder à Affelnet).

03. Une famille choisit un collège privé. Que faire ?

1. Le directeur édite tout de même les volets 1 et 2 d’Affelnet.

2. Lors de la saisie des vœux des familles (après retour des 2 volets), le directeur coche « NON » à la toute première question « Affectation demandée dans un collège public du département ».
Attention ! Par cette action, l’élève n’a alors plus de place réservée dans le collège public de secteur. Les parents devraient donc être sûrs que leur enfant est bien inscrit dans le collège privé visé.

3. Il est préférable que le directeur envoie copies des volets 1 et 2 à la DSDEN (même si ce n’est pas un cas de dérogation) avec mention manuscrite du collège privé choisi, afin que la DE71 soit au courant et puisse éventuellement donner suite plus facilement à toute requête ultérieure.

04. Comment connaître le collège de secteur en fonction de la commune de résidence de l’élève ?

Vous connaîtrez le collège de secteur en fonction de la commune et même de la rue (pour les communes plus importantes) vous rendant sur le site Professionnel 1er Degré [ https://circo71.cir.ac-dijon.fr ], menu Contacts, puis choisir l’entrée Les écoles de Saône-et-Loire.
Vous trouverez dans cet article le tableau au format PDF ou ODS des secteurs de collège. 

05. J’ai un élève dont le collège de rattachement est hors département. Que dois-je faire ?

Rappel :
Le collège est déterminé par l’adresse du domicile de l’élève et non par celle de l’école.
La famille demande donc le collège de secteur de la commune de résidence.
Dans Affelnet :
– Sélectionner « collège hors département ».
– Indiquer sur ce même volet 2 le département du collège souhaité afin que la D.E. envoie la demande à la DSDEN correspondante.

06. Une famille aura déménagé à la prochaine rentrée. Elle demande donc le collège de secteur du nouveau domicile. Comment ce cas est-il traité dans Affelnet ?

Un déménagement n’est pas un cas de dérogation puisque l’affectation en 6e dépend du (nouveau) domicile de l’élève.

1^er cas : le déménagement se fait dans le département.

– Si les parents peuvent produire des justificatifs pour leur nouvelle adresse (attestation d’organismes sociaux, documents notariés, abonnements, etc.), celle-ci est inscrite sur le volet 2, ainsi que le collège de secteur correspondant.
– En l’absence de documents justificatifs, c’est le collège de secteur actuel qui devrait rester choisi, de manière à garder la place de l’élève, en cas de report du déménagement. Il est toutefois préférable que la division élèves de la DSDEN soit tenue informée du futur déménagement.

2^ème cas : le déménagement se fait hors du département.

Autre département de l’académie (Côte-d’Or [21], Nièvre [58] ou Yonne [89]) et département hors académie font partie du même cas, pour le moment.
La fourniture de justificatifs reste nécessaire comme dans le cas précédent.
a) Il faut cocher « NON » à la toute première question « Affectation demandée dans un collège public du département ». Ce qui entraîne l’abandon de la réservation de place dans le collège initial.
b) Il faut indiquer « collège hors département ».
c) Il faut envoyer copies des volets 1 et 2 à la DSDEN 71, ce dossier sera traité manuellement.
d) Très important : les parents doivent contacter la DSDEN du département visé afin d’effectuer la même démarche d’affectation, toujours dans le but d’avoir une place dans le futur collège de secteur correspondant au nouveau domicile.

En tout cas :
Affelnet 6^e gère les élèves à la rentrée. Les données les concernant sur le volet 2 doivent donc être celles de la rentrée et les collèges de secteur sont liés au domicile, pas à l’école.
Prudence concernant des intentions de déménagement : si celui-ci est différé, l’élève pourrait ne plus avoir de place dans le collège de secteur…

Attention aux fausses déclarations de déménagement pour obtenir un collège particulier… À la rentrée, il faudra justifier la demande auprès du principal de collège.

07. Une élève vise une classe de 6e bilangue. Comment fait-on dans Affelnet ?

Affelnet gère désormais les classes bilangues.
Indiquer la 1ère langue vivante dans le champ Langue vivante 1 et la 2ème langue dans le champ Langue vivante 1 (bilangue).

08. Une élève demande un collège hors secteur pour suivre une formation sportive. Que faire ?

Il faut envoyer une copie des volets 1 et 2 avec la dérogation demandée à la Division Élèves.

09. Une élève veut aller dans un autre collège pour suivre une 6e danse. Comment procéder ?

Dans ce cas aussi, il faut demander une dérogation pour ce collège et cette 6^e danse. Dans le motif, choisir parcours particulier. Il faut également adresser une copie des volets 1 et 2 à la Division élèves de la DSDEN 71.

10. Après avoir saisi dans le volet 2 la langue enseignée, au moment d’entrer le collège de secteur, un message d’alerte me dit : « la modification du collège de secteur entraînera la suppression des demandes d’affectation des élèves sélectionnés. Souhaitez- vous vraiment modifier le collège de secteur ? ». Que dois-je faire ?

2 pistes possibles :
1. Vous avez saisi dans le volet 2 une langue vivante qui n’est pas proposée par le collège de secteur. Il suffit alors de modifier la langue.
2. Vous n’avez pas renseigné le collège de secteur dans le volet 1. Dans ce cas, il faut revenir sur le volet 1, saisir le nom du collège, valider cette saisie et demander l’édition.

11. Les parents doivent-ils faire une lettre de motivation pour obtenir une dérogation ?

Il n’est pas nécessaire d’accompagner la demande de dérogation d’une lettre de motivation.
Il faut cocher l’un des 7 motifs mentionnés dans le formulaire.
• le motif « élève boursier » nécessite la fourniture par la famille qui pense pouvoir en bénéficier d’une copie de leur avis d’imposition.
• le motif « frère ou sœur scolarisé dans l’établissement » devra être justifié. Attention ! Si le frère ou la sœur est en 3e, donc quittant l’établissement, la dérogation ne sera pas motivée.

12. Que faire des volets 1 et 2 après affectation des élèves ?

Le volet 2 de la fiche de liaison est signée par les représentants légaux.
Il pourra servir de justificatif en cas de contestation d’une affectation.
Les volets 1 et 2 seront remis au collège d’accueil le jour de la réunion de la commission de liaison.

13. L’adresse professionnelle des parents peut-elle être prise en compte pour définir le collège de secteur ?

Non, seule l’adresse du domicile est prise en compte.
Par contre, les parents peuvent faire une demande de dérogation en arguant de la proximité géographique de leur adresse professionnelle. Dans ce cas, renseigner le motif avec le choix « autre« .

14. Les parents sont séparés, il me manque une des deux signatures, que dois-je faire ?

1er cas : le collège demandé est le collège de secteur.

– Noter à quelle date vous avez transmis les volets 1 et 2 aux parents. En cas de non-retour, le spécifier par écrit. Si le parent retardataire conteste, vous (et la DSDEN) pouvez répondre que les démarches ont été faites dans les délais.

2ème cas : l’un des deux parents déménage et demande donc un collège autre que celui de secteur, public ou privé.

– Dans ce cas, il faut que les 2 parents signent pour le même établissement public.
– Si les parents indiquent 2 établissements différents (public ou privé), transmettre aux parents le nouveau volet 1bis (voir le tutoriel « Modes d’édition de la fiche de liaison volet 1 » sur le site Professionnel 1er Degré [ https://circo71.cir.ac-dijon.fr ], menu Applications / Affelnet) et envoyer une copie des volets 1 et 2, ainsi qu’un descriptif de la situation à la DSDEN.

Dans tous ces cas, indiquez bien quelle est l’adresse où réside l’enfant.

15. Les parents sont séparés, l’enfant est en garde alternée avec deux lieux de résidence et deux secteurs de collège différents. Les parents ne sont pas d’accord sur le choix d’affectation au collège.

1. Inciter les parents à se mettre d’accord…
2. Faire remplir à chacun le volet 1bis (voir le tutoriel « Modes d’édition de la fiche de liaison volet 1 » sur le site Professionnel 1er Degré [ https://circo71.cir.ac-dijon.fr ], menu Applications / Affelnet) et et le volet 2 (donc en double), puis les transmettre à la DSDEN.
3. Bien noter toutes les démarches effectuées par l’école avec les dates de remise des documents, de rencontres avec les parents, etc. (en cas de recours éventuel auprès du tribunal administratif).
   Chacun des parents est en droit de saisir le JAF.

16. Un élève nouvellement admis dans l’école n’est pas dans Affelnet. Que faire ?

Pour les nouvelles procédures, contacter la Division Élèves de la DSDEN.

17. Comment traiter le cas d’un élève allophone ?

Affelnet traite les affectations administratives des élèves, indépendamment de l’orientation décidée en fin d’année.

18. Le dossier d’un élève n’est pas modifiable. Pourquoi ?

Pour accéder au contenu du dossier d’un élève dans Affelnet, le volet 1 de celui-ci doit d’abord être édité (i.e. imprimé).
Sans cette opération d’édition, seule la fiche récapitulative (non modifiable) est accessible.

19. Je me suis aperçu d’une erreur dans un nom de famille et dans une date de naissance. Comment les rectifier ?

Tout ce qui touche à l’état civil d’un élève n’est plus modifiable dans Affelnet.
Il faudra envoyer copies des volets 1 et 2 à la DSDEN (Division élèves – orientation 6^e) qui se chargera des modifications.
Par contre, un changement d’adresse à la prochaine rentrée doit être mentionné dans Affelnet.

20. Que faire pour un élève inscrit dans une école, mais effectuant tout ou partie de son année scolaire dans un établissement spécialisé ?

L’application AFFELNET n’est pas ouverte aux établissements spécialisés.
C’est donc au directeur de l’école où cet élève a été inscrit, d’éditer les documents et de les transmettre aux familles par l’intermédiaire de l’établissement spécialisé.

21. Comment procéder pour les élèves d’ULIS école pour lesquels une orientation a été demandée à la MDPH et dont la réponse pourrait être communiquée au-delà des délais de saisie ?

Il faut demander le collège de secteur.
Cocher Collège Public du Dept puis Collège de secteur puis, dans le menu Formation, choisir 6ème ULIS, choisir ensuite la langue (en général AGL) et enfin valider pour terminer.
Si le collège de secteur n’a pas de 6e ULIS, mettre uniquement le collège de secteur.
Faire parvenir une copie des volets 1 et 2 à la Division Élèves.
Pour l’affectation définitive, le dossier fera l’objet d’un traitement manuel par la DSDEN. La notification d’affectation devra lui être communiquée.

22. Le collège de secteur n’a pas de section SEGPA. Je le choisis tout de même ?

OUI.
Effectivement, un message apparaît dans Affelnet indiquant l’inexistence de cette formation (la section SEGPA).
Dans ce cas, mettre uniquement le collège de secteur et faire parvenir une copie des volets 1 et 2 à la Division Élèves qui gèrera ces dossiers avec le service référent pour les SEGPA.

23. Sur le volet 2 d’Affelnet, une case à cocher donne le choix entre EGPA (pavé G) et ULIS (pavé H). Dans quel cas faut-il la cocher ?

Cette case à cocher permet à la Division Élèves de voir si le dossier a été présenté à la CDO. La demande est à faire auprès du service concerné + MDPH si nécessaire. Le traitement du dossier reste manuel et géré par la CDO.
Faire parvenir une copie des volets 1 et 2 à la Division Élèves.
La Division Élèves aura les résultats des commissions SEGPA avant d’affecter les élèves. Si un élève a déposé un dossier EGPA et qu’il est pris, nous ne l’affecterons pas en 6e et inversement.

24. Un de mes élèves est en attente de placement judiciaire. La fiche 1 est revenue sans modification d’adresse de l’enfant. Qu’est-ce que je fais pour le collège de secteur ?

Le collège du secteur dépend de l’adresse de l’élève qui est indiquée sur le volet 1.

25. À propos des gens du voyage, les parents ne souhaitent pas mettre leurs enfants au collège, mais les inscrire au CNED. Comment gérer ce cas ?

– Sélectionner « collège hors département ».
– Indiquer sur le volet 2 « Cours par correspondance au CNED ».
– Envoyer une copie des volets 1 et 2 à la DSDEN 71.
– Demander aux parents d’obtenir un dossier d’inscription auprès du CNED, et leur demander une photocopie du dossier rempli à envoyer, début juin, à la DSDEN 71.